Onlangs werd bij de besprekingen van de zaak Peltenburg in de Commissie Bestuur door raadsleden verontwaardigd gereageerd op een ambtelijk voornemen om voortaan leges te heffen op de beantwoording van WOB-vragen. Dat er de volgende keer leges geheven zou worden, was medegedeeld aan een burger die de precariokwesties onderzoekt. WOB-vragen van hem hebben uiteindelijk geleid tot het naheffen van misgelopen precario; dit levert de gemeente ettelijke tonnen op.
De houding van de raadsleden is begrijpelijk: WOB-verzoeken zijn het sluitstuk op de democratische controle en worden vaak in algemeen belang gedaan door hardnekkige idealisten –die ondanks gemeentelijke tegenwerking, toch zich de moeite getroosten gemeentelijk rotzooi uit te willen zoeken. Gratis onderzoek, gratis advies, gratis verbeterpunten. De burger helpt de gemeente onbezoldigd. Veel beter dan dat kan burgerparticipatie niet! Dat de onderhavige ambtenaren zich vaak net zo geholpen voelen als een jonge kater na een ingrijpend bezoek aan de dierenarts, doet daar niet aan af! Het betreft hun professionaliteit tegen de invloeden die ze in hun vak-uitoefening hebben op de privélevens van de burgers tot wier dienst zij zouden moeten staan. Als ambtenaren hun werk naar eer en geweten doen, kunnen er ze met gepaste trots inzicht in geven.
Maar er valt ook wel wat te zeggen voor legesheffing:
1. Door het inbouwen van een kleine drempel, zijn excessieve WOB’ers die handelen uit oneigenlijke motieven zoals het kunnen opstrijken van dwangsommen bij te late beantwoording, enigszins te weren.
2. Het is simpelweg de wettelijke plicht van de ambtenaar om de leges te heffen. De ambtenaar heeft de legesverordening uit te voeren en moet volgens de vastgestelde tarieventabel heffen; het staat hem niet vrij om daar op eigen initiatief van af te wijken.
Ervaring leert dat de gemeente Haarlem in het verleden vaak geen leges in rekening bracht voor de papieren beantwoording van WOB-verzoeken. Dat is een overtreding van eigen verordening, ofschoon ook wel begrijpelijk: het is administratief natuurlijk een hoop gedoe; de kosten van het heffen zelf zullen vaak niet opwegen tegen de opbrengsten. Jurisprudentie wijst uit dat hier een grens van 6 bladzijden wordt aangehouden.
Via het heffen van leges kan een gemeente in het algemeen kosten verhalen op aanvragers van verzoeken e.d.. In het geval van WOB-beantwoording gaat het dan om de kosten voor reproductie (kopiëren) van informatie. De kosten die opzoeken en bewerken van informatie met zich meebrengen, mogen niet worden verhaald. Verder mag er absoluut niet meer worden geheven dan de daadwerkelijke kosten. En daar gaat het bij de gemeente Haarlem al mis; de kosten zijn ooit -in een ver verleden- eens bepaald en worden nu jaarlijks gecorrigeerd voor inflatie, dit zonder te toetsen of de kosten nog reëel zijn. De kosten voor printen lijken niet onredelijk, maar de gemeente kan niet inzichtelijk maken wat de daadwerkelijke kostprijs is.
Verder is het heffen van leges aan de volgende voorwaarde verbonden: de leges moeten duidelijk zijn vastgelegd en door de raad zijn geaccordeerd. Dat is gelukkig het geval in Haarlem.
Omdat WOB-verzoeken handelen over bestuurlijke aangelegenheden, dient de ambtenaar bij schriftelijke beantwoording dus 29 cent in rekening te brengen. Feitelijk hebben betreffende ambtenaren zich dus bij alle schriftelijke beantwoording boven de 6 bladzijden niet gehouden aan hun wettelijke plicht. Door het soms wel heffen en het en dat soms weer niet te doen, ontstaat willekeur. (Een van de regels van behoorlijk bestuur is het gelijkheidsbeginsel dat voorziet in gelijke behandeling van burgers in gelijke gevallen). Door het voortaan altijd te doen, voldoet de gemeente aan geldende wet- en regelgeving en treden ze weer behoorlijk op. Mochten de raadsleden willen dat in geval van WOB-verzoeken de beantwoording gratis geschiedt, dan zal hierover iets in de legesverordening moeten worden opgenomen.
In dit kader is een recent voorbeeld interessant. Want niet alleen verzuimt de gemeente wel eens te heffen; veel erger is nog dat ambtenaren soms (proberen) te heffen voor zaken waar ze niet over mogen heffen en dat zelfs tegen zelf verzonnen tarieven.
Het voorbeeld is als volgt: Verzoeker vraagt een potentieel omvangrijk dossier op, en vraagt daarbij, wetende dat de meeste informatie digitaal beschikbaar is, om digitale beantwoording. Behandelend ambtenaar meent echter de vrijheid te hebben om van dit redelijke verzoek af te wijken, en vervaardigt allemaal afdrukken die de verzoeker op een later tijdstip zou kunnen inzien (om vervolgens, zo wordt hem medegedeeld, deze tegen kosten nog eens te laten kopiëren).
De vraag waarom het niet anders kan, wordt botweg door de behandelende ambtenaar afgekapt:
Het op deze eigenwijze manier informatie verstrekken doet betreffende ambtenaar misschien initieel niet eens om de verzoeker te sarren, waarschijnlijk gaat het eerder om een trucje om een te late beantwoording van de WOB-vragen te maskeren. Het is in deze zaak namelijk glashelder dat enkele maanden na de formele beantwoording, welke kort is samen te vatten als “u krijgt stukken als de geheimhoudingsregels het niet verbieden; we maken nog een afspraak” , het dossier nog altijd onder bewerking is.
Of een ambtenaar zomaar kan afwijken van een redelijk verzoek om de informatie in een gebruikelijke en handige vorm aan te leveren, is een vraag die binnenkort voor de bestuursrechter ligt. Verzoeker meent in ieder geval op basis van WOB 7.2 dat de ambtenaar hier in overtreding is, en tekent bezwaar aan: het is hem niet duidelijk waarom digitale stukken, die gewoon digitaal beschikbaar zijn, niet op digitale manier kunnen worden geopenbaard. Op eventuele inhoudelijke tekortkomingen in de stukken kan de verzoeker dan nog niet eens bezwaar maken, omdat hij de stukken nog niet heeft!
Gelukkig stelt procedure voor de bezwaarzitting dat de stukken digitaal opvraagbaar zijn. De secretaris van de bezwaarcommissie mailt:
Verzoeker vraagt uiteraard de stukken op. Waardoor de secretaris van de Bezwaarcommissie natuurlijk voor een dilemma komt te staan. Volgt hij de regels dan valt hij de behandelaar van het WOB verzoek af, die zijn directe leidinggevende collega is. Overtreedt hij de regels, dan voorkomt hij gezichtsverlies van zijn collega maar dupeert hij een burger die de hoorzitting op bezwaar niet goed kan voorbereiden. (In dit geval had de oplossing er natuurlijk in gelegen eerst de procedurele punten van bezwaar te behandelen in een hoorzitting en verzoeker daarna nog de gelegenheid te geven inhoudelijk bezwaar aan te tekenen.)
Ieder geval gaat de secretaris in eerste instantie mee met het besluit van zijn collega om niet digitaal te verstrekken, en wordt er nog eens flink druk uitgeoefend op de verzoeker op langs te komen om kopietjes te laten maken.
Als verzoeker er geen gehoor aangeeft en toch zijn vasthoudt aan zijn recht om bezwaar te mogen maken, komt de behandelend ambtenaar nog eens met soort achteraf verklaring:
Je zou bijna denken dat digitale informatieverstrekking wettelijk verboden is. En alsof dat paar nog fysieke A4tje scannen meer werk is, dan ze eerst uitprinten, dan in een map stoppen om later weer te kopiëren.
Uiteindelijk lijkt de secretaris dan maar toch eieren voor zijn geld te kiezen:
Maar goed, in de hoedanigheid als secretaris doet hij het tot op dat moment nog redelijk netjes (al is het dreigen met het laten vervallen van een bezwaar natuurlijk onbehoorlijk)… In de hoedanigheid als collega van de behandelaar van het WOB-verzoek gaat hij de de week toch weer flink de fout in. Hier laat de secretaris zich leiden door andere belangen en laat hij zijn professionaliteit vallen door mee te gaan in de machinaties van zijn directe collega die weinig zin lijkt te hebben om dat hele pak onnodig afgedrukt papier weer te gaan scannen:
Verzoeker krabt even achter zijn oren en –omdat hij bij eerdere en andere bekende bezwaren- nog nooit heeft meegemaakt dat hem hiervoor geld wordt gevraagd. Hij zegt best te willen betalen, maar wil toch eerst even zien waar hij die legesverordeningen kan vinden.
Secretaris wijst hem door naar de bepalingen voor diverse stukken:
Uiteraard wijst verzoeker erop dat hier sprake is van PAGINA’s OP PAPIER en niet van scans. Maar de secretaris grijpt de kans niet aan om tot inkeer te komen. Hij komt niet terug van zijn pesterijen, maar gaat vol door al schermende met niet relevante wetsartikelen:
Verzoeker probeert het nog met een compromisvoorstel om alleen kopieerkosten te betalen voor stukken die niet digitaal aanwezig waren. Maar de secretaris maakt het nog erger door zelf een tarief te fingeren voor het scannen van stukken.
Uiteraard aanvaardt de verzoeker dat niet. Hij is de pesterijen inmiddels meer dan zat en vermoedt dat de zaak totaal verkeerd is voorgesteld aan de voorzitter van de bezwaarcommissie. Hij vraagt dan ook om direct telefonisch contact om de zaak toe te lichten en op te lossen.
Dat wordt hem onthouden, een mededeling volgt:
Het moet niet gekker worden. Nu wordt het opeens de bezoeker weggezet als iemand die weigert te betalen. Alsof je in een restaurant zit en het tarief voor een kop thee wordt aangeslagen voor een glas kraanwater waarover niets op de kaart staat, en als je erover klaagt, wordt het tarief door de helft gedaan. Omdat verzoeker geen contact krijgt met de voorzitter van de bezwaarcommissie, stuurt hij een klacht in over het gedrag van de ambtenaren en hun geklooi met legesheffingen in het bijzonder. De klacht wordt overigens ook tot twee keer toe aan de griffie gestuurd met het verzoek deze toe te voegen bij de ingekomen brieven ter kennisgeving aan de raad; ondanks herhaaldelijke navraag komt de klacht nooit te staan op de lijst met binnengekomen stukken.
Van de klacht hoort verzoeker niets meer. Vlak voor de bezwaarzitting vraagt hij er nog naar. Het lijkt verzoeker verstandig eerst de klacht afgedaan te hebben, omdat men dan over de stukken beschikt en men de bezwaargronden inhoudelijk kan behandelen.
Op zijn vraag antwoordt de secretaris laconiek:
Welke procedure dan precies geldt is natuurlijk onduidelijk. Tijdens de bezwaarzitting geeft de verzoeker nog expliciet aan dat hij bij andere gelegenheid nog over de klacht gehoord wil worden omdat de secretaris een valse voorstelling van zaken heeft gegeven.
Twee weken verstrijken. De verzoeker krijgt na herhaalde navraag te horen van de secretaris:
Dus een klacht over de secretaris van de commissie zal de commissie onder wie de secretaris betrekken bij een bezwaarschrift, terwijl van te voren was verteld dat er aparte procedures voor gelden en de klager in deze niet is gehoord? Veel onbehoorlijker kan het niet worden. (Terzijde er spelen bij deze zaak nog een aantal andere ongelofelijke onbehoorlijkheden, maar daarover later meer.)
Maar dat wordt het toch! De behandeling van de klacht beperkt zich tot twee opmerkingen in het advies van de bezwaarcommissie:
De commissie –en waarschijnlijk de secretaris persoonlijk zelf als penvoerder- adviseert het college van B&W:
En laat er ook geen misverstand over bestaan, de slagers keuren hier hun eigen vlees:
En let op; deze leden zijn, net als de behandelden ambtenaar die het verweer voerden, allen juridisch onderlegd. Daar zat de verzoeker, wetenschappelijk geschoold in een wiskundige richting, dan te denken dat het er wel aan hem zou liggen dat hij de juridische logica niet kon volgen.
Kortom, de secretaris mag maar wat aanklooien, da’s prima. En als er geen legestarief is vastgesteld voor iets, dan pak je maar iets waarvan je vindt dat het er op lijkt en geef je wat korting als men klaagt. Zo doen we dat. Altijd al? Prima in orde, vindt ook het college van B&W die dit advies heeft overgenomen.
Uiteraard staat verzoeker perplex; gaat nu een onafhankelijk geachte commissie die besluiten van de gemeente moet toetsen op wet- en regelgeving op de stoel zitten van de gemeenteraad? Doet ze nu mee in de ambtelijke pesterijtjes?
Verzoeker vraagt daarop aan de gemeentesecretaris om de klacht alsnog via het klachtenkanaal in behandeling te nemen. Die zet op 19 mei de klacht door naar klachtencoördinator mevrouw Duindam. Ja, die mevrouw die net is benoemd als sterkhouder voor het meldpunt Integriteit (en die al eerder weigerde integriteitsklachten in behandeling te nemen)!
Tot de dag van vandaag is van Gemeente Haarlem nooit meer wat over deze klacht vernomen. Geen telefoontje, geen vraag, geen briefje… niks!
Verzoeker vraagt, onder voorbehoud van allerlei mogelijke vormen van bezwaar, dan maar de stukken op voor 0,145 per scan en krijgt een zeer slordig gescand dossier (waarvan door het eerst printen/kopiëren en daarna weer scannen) veel niet leesbaar is, en veel stukken tussen zitten die al eerder waren geopenbaard, sterker nog, een behoorlijk aantal stukken die hij zelf bij gemeente heeft aangeleverd (met doorhaling van de namen van zijn buren).
Verzoeker krijgt van de gemeente het advies om het besluit over die €0,145 voor in meeste gevallen totaal onnodige scans, voor te leggen aan de bestuursrechter.
Dat doet de verzoeker dan ook:
Na enige tijd komt de gemeente Haarlem met een reactie richting de bestuursrechter! (Niet richting verzoeker; geen sorry of corrigerende briefje kon ervan af!)
Hé, het was dus toch een fout van de gemeente? Het wel erg vreemd, maar uiteindelijk wordt dus toegegeven dat de gemeente Haarlem hier gewoon aan de vigerende wet- en regelgeving moet voldoen. Een ambtenaar mag niet zomaar heffen voor zaken die niet zijn vastgelegd en zeker niet tegen zelf verzonnen tarieven.
Dus als men echt helemaal de moeite neemt om naar de bestuursrechter te gaan, dan pas kijkt de gemeente Haarlem eens naar wat er zich heeft voorgevallen? En hoe zit dat dan? De ambtenaar zelf kende dus de regels niet? Of heeft ie bewust hier maar wat gedaan? En waarom heeft hij hier geen duidelijkheid gezocht bij een kundig collega? En die Bezwaarcommissie, die heeft niet even goed gekeken naar wat er aan de hand is, of hebben ze de secretaris maar wat laten aanklooien? Die hebben niet even de regeltjes erop na geslagen? Ze vonden allemaal het wel best? Waarom? En de gemeentesecretaris en de klachtencoördinator hebben niet ingegrepen; waarom niet?
Hiermee is de klacht over de gedragingen van de ambtenaren in kwestie dus zeker nog niet afgedaan. Sterker nog, er is een klacht bijgekomen over het optreden van de bezwaarcommissie in deze. Ze heeft haar werk hier verwijtbaar slordig en niet onpartijdig gedaan. Het zou de dames in kwestie sieren als ze enig besef ten toon spreiden dat ze niet zomaar een leuke en waardevolle hobby hebben gekozen zoals voorleesmoeder op een kleuterschool, maar dat ze met hun vrijwilligerswerk ook grote maatschappelijke impact hebben: met goede adviezen kunnen ze de gemeente veel geld en medeburgers veel leed besparen! En dan manier waarop de gemeente hier met de klacht is omgegaan; zoveel ambtenaren en de bezwaarcommisie en niemand die er kennelijk even goed naar kijkt? Onwaarschijnlijk onzorgvuldig.
De leden van de bezwaarcommissie zijn niet voor commentaar bereikbaar. Op een beleefd mailtje van de verzoeker -buiten de secretaris om die in deze bewezen onbetrouwbaar is- laten ze via de gemeente –waarschijnlijk via dezelfde secretaris, want de email is anoniem verstuurd, nog wel namens het college- weten dat ze het onoorbaar vinden dat iemand hun vragen probeert te stellen over hun optreden. De verbeelding zeg, dat ze enige verantwoordelijkheid dragen! Alsof ze daar een vraagje per email van een burger over gaan beantwoorden!
En zo is de bezorgde burger die hier het slachtoffer is van vele fouten en onbehoorlijkheden van de gemeente Haarlem en daarover verhaal probeert te halen, opeens weggezet als iemand die er onoorbare handelswijzen erop na houdt. Niets of niemand die er iets tegen lijkt te kunnen doen. Klachten negeert men, vragen beantwoordt men niet; de gemeente gooit simpelweg de deur dicht.
Zie hier de mores van de gemeente Haarlem!
Is dit alles een probleem met leges? Onbekendheid met de regels? Nee, zeker ook in de context van de totale afhandeling van het WOB-verzoek, betreft het een dusdanige serie van fouten, onbehoorlijkheden en overtredingen van zowel ambtenaren als van de leden van de bezwaarcommissie, dat men niet anders kan concluderen dat zij zich allen hier schuldig hebben gemaakt aan het overtreden dan wel negeren van de vigerende wet- en regelgeving met als evident doel de verregaande en treiterachtige tegenwerking van een bepaalde persoon, de WOB-verzoeker. Daarmee is deze zaak een kwestie willekeur, van partijdigheid, van grove onzorgvuldigheid… Het is een kwestie van integriteit geworden.
